Betriebskostenabrechnung / Nebenkostenabrechnung – Das Wichtigste in Kürze!

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In der jährlichen Nebenkostenabrechnung / Betriebskostenabrechnung schlüsseln Sie die Verbrauchs- / Betriebskosten auf und legen diese auf Mieter um. Hier erfahren Sie u. a. welche Kosten umlagefähig sind und noch viel mehr zum Thema.

Das Wichtigste in Kürze zusammengefasst!

  • Die Frist für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung liegt für Vermieter bei zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums. Das bedeutet die Abrechnung für das Jahr 2020, muss dem Mieter spätestens am 31. Dezember 2021 nachweislich zugehen.
  • Einige Ausgaben können Sie als Vermieter in der Betriebskostenabrechnung nicht auf die Mieter umlegen; dazu zählen beispielsweise Instandhaltungs- und Reparaturkosten. Welche Kosten Sie hingegen umlegen können, erläutern wir Ihnen im Folgetext.
  • Eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen ist kompliziert, kostet Zeit und häufig auch Nerven. Wenn Sie möchten, erledigen wir dies für Sie, sprechen Sie uns gerne darauf an. Wir erstellen Ihnen Ihre Abrechnungen stressfrei und rechtskonform. Hier geht es zu unserem Angebot.

Klären wir zunächst, was ist überhaupt eine Betriebskostenabrechnung?

Wer eine Wohnung, ein Haus oder eine Gewerbeeinheit mietet, muss im Normalfall für die Betriebskosten selbst aufkommen. Daher leisten alle Mieter eine monatliche Betriebskostenvorauszahlung und erhalten nach der Abrechnung am Jahresende entweder eine Aufforderung zur Nachzahlung oder eine Erstattung. In der Betriebskostenverordnung (BetrKV) ist genau geregelt, welche Kosten zu den Betriebskosten zählen. Wenn Sie die aktuelle Version der Betriebskostenverordnung benötigen, stellen wir Ihnen diese gerne kostenfrei zur Verfügung.

In der Betriebskostenverordnung und im Mietvertrag ist genau festgelegt, was als Nebenkosten bei einer Wohnungs-, Haus- und Gewerbevermietung abgerechnet werden kann. Entscheidend ist die Klausel im Mietvertrag für die „sonstigen Kosten“. Zu diesen kann etwa die Wartung von Tiefgaragentoren, Rauchmeldern, Schwimmbädern und Alarmanlagen zählen. Was nicht in der Betriebskostenverordnung steht oder Mietvertrag vereinbart ist, muss auch nicht bezahlt werden.

Welche Betriebskosten darf ich überhaupt auf den Mieter umlegen?

Die Bewirtschaftung von Mietwohnungen, Mietshäusern und Gewerbeeinheiten bringt viele Kosten mit sich. Die Vermieter dürfen daher einen großen Teil der Kosten auf die Mieter umlegen. Oft kommt es zu Unklarheiten, welche umlagefähigen Nebenkosten (=Betriebskosten) der Mieter zahlen muss.

Nachfolgend schlüsseln wir Ihnen die Betriebskosten auf, welche Sie auf den Mieter umlegen dürfen:

  • Grundsteuer
  • Kosten für Haftpflicht- oder Gebäudeversicherungen
  • Heizkosten
  • Kosten für die Wasserversorgung und Wassererwärmung
  • Gebühren für Abwasser
  • Gebühren für die Müllabfuhr
  • Kosten für die Straßenreinigung
  • Kosten für einen Aufzug
  • Schornsteinfegerkosten
  • Kosten für die Hausbeleuchtung
  • Kosten für den Hausmeister
  • Kosten für Reinigungsarbeiten und Gartenarbeiten
  • Kosten für Kabelfernsehen und Antennen, sofern es der Allgemeinheit zur Verfügung gestellt wird
  • Kosten für Waschmaschine, Trockner, etc., sofern vom Vermieter bereitgestellt und für die Allgemeinheit kostenfrei nutzbar
  • sonstige Betriebskosten, wenn diese Mietvertrag genau definiert wurden

Welche Kosten dürfen Sie nicht auf den Mieter umlegen?

Einige Ihrer Kosten können Sie natürlich nicht auf die Mieter umlegen, diese bezeichnet man als nicht umlagefähige Betriebskosten. Welche es sind, schlüsseln wir Ihnen gerne auf.

  • Instandhaltungskosten und Reparaturkosten, zum Beispiel für eine Heizungspumpe
  • Grunderwerbsteuer
  • Rechtsschutz- und Hausratversicherung
  • Einzahlungen in die gemeinschaftlichen Rücklagen für Instandhaltung und Sanierung bei Häusern mit mehreren Eigentumswohnungen
  • Gebühren die Ihre Hausverwaltung Ihnen in Rechnung stellt
  • Kontoführungsgebühren oder andere Bankspesen

Wie sollte eine Betriebskostenabrechnung aussehen und wie ist sie aufgebaut?

Jede Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter innerhalb der 12-monatigen Frist zugestellt werden. Weiterhin muss sie formal richtig sein. Es gibt dafür keine offizielle Vorlage, aber Sie müssen besonders auf Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit für den Mieter achten.

Diese Angaben muss Ihre Betriebskostenabrechnung enthalten:

  • Zusammenstellung der Gesamtkosten
  • Angabe des gewählten Verteilerschlüssels und Erläuterung
  • Berechnung des Nebenkostenanteils des Mieters
  • Abzug der bereits geleisteten Vorauszahlungen
  • Übersicht der anstehenden Nachzahlungen oder Rückzahlungen

Sollte die Abrechnung inhaltliche Fehler enthalten, bleibt die Betriebskostenabrechnung dennoch gültig. Jedoch müssen die Fehler so schnell wie möglich korrigiert werden, wenn Sie durch den Mieter gerügt sind.

Sollten sie weitere Fragen zum Thema haben, unterstützen wir Sie gerne, beraten Sie ehrlich und zielführend. Wir, die AP Immobilien GmbH – Ihr IVD Immobilienmakler, stehen Ihnen für ein unverbindliches Gespräch zur Verfügung und freuen uns auf Ihre Nachricht oder Ihren Anruf.

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